周一的會議選在午飯后開比早晨開更好，因為所有人在周一早晨都要接受一個痛苦的事實——美好的周末已經(jīng)結(jié)束，新的工作周又開始了。
參與會議的三大美德是：守時(不言而喻)、有序(它的另一個不太受人待見的說法是“按照日程表行事”)、充滿能量。本文主要談及的是能量，而非超級能量。
“積極向上”可以說是“能量”的代名詞。傳統(tǒng)觀念中，調(diào)節(jié)氣氛的舉措包括以下幾條：充滿激情地來句“你好”“Dave，來一杯咖啡怎么樣”��“不要咖啡?!��那么，來個煎餅行不行?”��“還是不要?!��那咱們擊個掌吧”。
開宗明義地說，在會議中激發(fā)活力是一件需要掌握分寸的事情。興奮過頭，會讓人認(rèn)為你像海綿寶寶那樣怪誕;而如果慵懶松散，則會讓人覺得你像八爪章魚一樣無聊(注意：如果你年齡超過了11歲，千萬不要在會議溝通中引用任何《海綿寶寶》動畫片中的內(nèi)容)。
積極的能量通常來自對會議任務(wù)的嚴(yán)肅、認(rèn)真，反之，嚴(yán)肅、認(rèn)真的態(tài)度也能夠為會議注入活力。但其中最關(guān)鍵的是要把握好度,不要熱情似火也不能死氣沉沉，而是因勢而變、恰到好處。社交發(fā)現(xiàn)平臺Tagged聯(lián)合創(chuàng)始人及CEO Greg Tseng坦率地表示：“如果在閱讀某本管理書籍后就照本宣科地執(zhí)行，是非常愚蠢的行為。”
所以，你不能亦步亦趨地學(xué)習(xí)任何教科書提供的內(nèi)容(包括本專欄所著)。很多管理類專著都分享了激勵員工的相關(guān)知識，但沒有任何一本書對激勵過程中的適度性提出過指導(dǎo)性意見。因此，盡管你可能擺脫了教條式宣講的書呆子角色，卻又陷入略顯浮夸的境地。如果你不斷大笑，四處找人擊掌相慶，看上去也不像身處會議室中——這種態(tài)度會讓人覺得你正處在另一個更加快樂、充滿歡聲笑語的休閑場所。
過度興奮忽略了會議的另一個原則，而且也同樣不受人歡迎。明尼蘇達(dá)大學(xué)Duluth分校心理學(xué)副教授Alexandra Luong以工作場所的情感表達(dá)為研究方向，據(jù)她透露：“研究表明，人們都不喜歡出席會議。”(注意：你對會議的討厭態(tài)度有科學(xué)研究為證。)
Luong給出了一個有效建議：“確保所交流的對象知道自己正身處一場會議討論中。”這一點(diǎn)，用“在場性”這個詞表達(dá)頗為確切，它需要與會者給出一些信號表明自己正在傾聽，而其中最激勵人心的莫過于參會者與演說者進(jìn)行眼神交流。
看起來有些咄咄逼人，但在會議中通常不得不如此。因為每次會議都有重要任務(wù)。致辭者需要被鼓勵，但同時也需要隨時準(zhǔn)備回答各種略帶挑戰(zhàn)性的問題，所有與會者都需要專注于會議內(nèi)容。聽起來似乎會帶來一些摩擦，但與如同木偶般鼓掌響應(yīng)相比，這種方式更能夠激活能量。
這需要眼神交流以及對發(fā)言者的尊重。如果與會者表示聽不清，那么應(yīng)該有人(通常是助理)輕叩桌子示意大家安靜，以便讓每個人都能夠獲悉發(fā)言內(nèi)容。通過種種方式幫助一些人，將有助于你樹立平易近人及值得信賴的形象。你可以在確立自身權(quán)威性的同時也給人留下彬彬有禮的印象。
但與下面的內(nèi)容相比，這些都是小事情。在會場中發(fā)生的爭執(zhí)、喧囂等都是微觀層面的，而達(dá)成共識并激發(fā)員工從此上下一心，才是會議的宏大命題。對會議情境的設(shè)定與會議議題的確立同樣重要。個性化新聞聚合應(yīng)用Zite的CEO Mark Johnson在與我們談?wù)撨@個話題時說：“周一的會議選在午飯后召開比早晨更好，因為所有人在周一早晨都要接受一個痛苦的事實，那就是美好的周末已經(jīng)結(jié)束，新的工作周又開始了。”雖然這個建議看起來非常簡單，但確實非常有效。Johnson曾多次召集會議，對會議舉行的時間、環(huán)境布置等擁有豐富的實踐經(jīng)驗，最終發(fā)現(xiàn)，相比于挖空心思考慮采用哪些方法，或者準(zhǔn)備何種點(diǎn)心來激勵員工集中注意力，時間的選擇更為重要。
還有一些值得留意的方面也有助于激發(fā)會議室活力。
會議應(yīng)如期開始、按時結(jié)束。
態(tài)度要有張有弛。某些時候可以采用非常激進(jìn)的語調(diào)，但不能一直讓人緊繃著神經(jīng)，要注意適度放松。
在會議召開之前要讓與會者清楚地知道會議議題內(nèi)容，以便提前做好準(zhǔn)備工作。
周會盡量不要在周一早晨8點(diǎn)或周五下午5點(diǎn)召開。(為什么創(chuàng)業(yè)公司經(jīng)常在這兩個時間點(diǎn)開會?)
周五召開的會議，通常伴隨著飲料、啤酒以及其他酒精飲品——在會議中飲酒是一把雙刃劍。酒精是創(chuàng)造積極、樂觀氛圍的高手，但有些時候，它卻產(chǎn)生了適得其反的作用。而且，喝得醉醺醺的人很難做出正確的決定——這是會議最大的不利因素。飲酒很難為工作帶來更高效率，但可以更好地交流感情，所以我認(rèn)為只有聯(lián)誼會才可以飲酒。
這聽起來有些令人沮喪，但這就是我們必須完成的工作，所以，行動起來吧!
會議發(fā)言的關(guān)鍵技巧
在會議上鼓舞士氣，第一條準(zhǔn)則是：不要用力過猛，矯枉過正。
當(dāng)然，也不要蜻蜓點(diǎn)水如隔靴搔癢。
通過眼神接觸、點(diǎn)頭示意或微笑，充滿激情地表達(dá)感情，當(dāng)會議進(jìn)入僵局時，應(yīng)及時響應(yīng)并積極推進(jìn)。
超級能量源自擊掌、握拳等打氣舉動，有時候還會伴隨躍上或跳下辦公桌。
把你希望能立刻落地執(zhí)行的事情放在第一條。注意小字體的使用。最多使用一次感嘆號。
如果你發(fā)現(xiàn)某本管理書籍中有關(guān)激活會議室氛圍的方案，請注意只能以此作為參考，而不可以完全套用其行為。
就算你從YouTube上看到了一些有價值的提升會議質(zhì)量的點(diǎn)子，也不可完全照搬。
如果你從YouTube上欣賞到了電影《Glengarry Glen Ross》的某些片段(講述某房地產(chǎn)營銷公司的員工們在慘淡的市場環(huán)境下，如何運(yùn)用各種忽悠手段售賣房屋的故事，片中充斥著各種打了雞血式的鼓舞士氣的橋段)，工作中可千萬要注意摒棄他們的做法，尤其要杜絕Alec Baldwin的行事作風(fēng)(片中推銷大師的飾演者，通過尖酸刻薄的語言令與會者無地自容)。
組織者既不應(yīng)扮演調(diào)停人的角色，也不應(yīng)是一位滔滔不絕的演說者，而應(yīng)是形成決策，尋求解決方案的推動者，同時也是各類爽口點(diǎn)心的提供者。
對組織者的最后一條建議是：甜甜圈這些小點(diǎn)心的價值通常被嚴(yán)重低估了。 （譯 | 寒雨）
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